С апреля 2018 года в Казахстане начался процесс внедрения онлайн-касс, а с 1 января 2020 года требования о наличии онлайн-кассы вместо традиционного кассового аппарата стали обязательными для всех предпринимателей, включая индивидуальных предпринимателей на патентной системе, а также крестьянские и фермерские хозяйства.
Онлайн-касса представляет собой функциональное устройство, веб-сервис или специализированное приложение, предназначенное для учета финансовых операций и передачи информации о поступлениях и расходах на сервер Комитета государственных доходов Министерства финансов Республики Казахстан.
Наличие онлайн-кассы обязательно для тех предпринимателей, которые принимают наличные и банковские карты (согласно статье 166 Налогового кодекса РК). Если организация или индивидуальный предприниматель работает только в безналичном формате (через перечисление средств на расчетный счет), то использовать онлайн-кассу не требуется. Однако деятельность без онлайн-кассы при расчетах наличными или при приемке карт может привести к значительным штрафам для бизнеса.
Некоторые категории освобождены от необходимости использовать онлайн-кассы (пункт 2 статьи 166 НК РК):
- физические лица;
- государственный городской транспорт, который выдает билеты установленного образца;
- адвокаты;
- медиаторы;
- частные судебные исполнители;
- религиозные организации.
Основные плюсы онлайн-касс по сравнению с традиционными кассовыми машинами заключаются в том, что они значительно упрощают процесс ведения кассовой документации для предпринимателя и облегчают налоговому органу контроль за соблюдением кассовой дисциплины. Кроме того, онлайн-кассы обеспечивают прозрачность доходов, которые подлежат налогообложению.
Дополнительно использование онлайн-касс позволяет предпринимателям:
- принимать как наличные, так и безналичные платежи;
- осуществлять анализ поступлений и расходов через личный кабинет;
- регистрация и перерегистрация кассы осуществляются в онлайн-режиме;
- повысить мобильность продавца, используя смартфоны и планшеты;
- снижать вероятность ошибок при проведении операций благодаря автоматизации процессов;
- отслеживать запасы и интегрировать кассу с системами управления бизнесом (например, с системами учета и CRM).
Поскольку работать исключительно в безналичном формате могут не все предприниматели, установка онлайн-кассы становится необходимостью практически для всех организаций и индивидуальных предпринимателей. Это позволит вести бизнес в соответствии с законом и избежать штрафных санкций при взаимодействии с физическими и другими категориями клиентов.
Введение онлайн-касс также позитивно сказывается на репутации бизнеса, так как соблюдение законодательства и применение современных технологий демонстрируют надежность и понятность для клиентов. Кроме того, использование онлайн-касс способствует увеличению доверия со стороны партнеров и поставщиков, что может привести к улучшению условий сотрудничества.