Корпоративные карты обычно используются организациями для покрытия так называемых «представительских» расходов, включая оплату в ресторанах, корпоративные мероприятия и другие подобные статьи. Как правильно отслеживать поступления и расходы, связанные с использованием такой карты? Нужен ли авансовый отчет на затраты, оплаченные с ее помощью?
Учет операций по корпоративной (бизнес) карте осуществляется по схеме, аналогичной учету на расчетном счете 1040 «Денежные средства на корреспондентских счетах».
Все транзакции, проведенные с помощью корпоративной карты, а также комиссия банка за проводимые платежи, отображаются в банковской выписке, которая содержит информацию о:
- получателях платежей;
- суммах;
- датах транзакций.
Дополнительно учет можно вести через доверенное лицо. В этом случае расходы на услуги, оплаченные через корпоративную карту, документируются на основании выписки из банка и отражаются на счет 1250 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц» в качестве задолженности работника, использующего корпоративную карту.
Суммы, перечисленные в подотчет, подлежат списанию на основе первичных документов, предоставляемых подотчетным лицом:
- фискальные чеки, удостоверяющие оплату с помощью корпоративной карты;
- счета-фактуры;
- акты о выполненных работах.
В такой ситуации необходимо составить авансовый отчет, к которому прикладываются все подтверждающие документы, и эти затраты учитываются на счетах предприятия.
Если владелец корпоративной карты не предоставляет необходимые первичные документы, такие расходы могут быть возмещены подотчетным лицом или удержаны из заработной платы по заявлению работника.
Выбор метода учета денежных средств по корпоративной карте – с авансовым отчетом или без него – необходимо сделать самостоятельно и зафиксировать в Учетной политике организации.
Важно также учитывать, что для упрощения учета можно использовать специализированные программы или бухгалтерские системы, которые позволяют автоматически генерировать записи на основании банковских выписок и упрощают процесс подготовки отчетности. При этом системы могут интегрироваться с платформами бухгалтерского учета, что минимизирует вероятность ошибок и ускоряет процесс обработки данных.
Кроме того, рекомендуется разработать регламент по использованию корпоративных карт, который будет включать процедуры утверждения расходов и лимиты на использование, что поможет избежать недоразумений и неправомерных трат. Такой регламент следует довести до сведения всех сотрудников, имеющих доступ к корпоративным картам, чтобы обеспечить его соблюдение и понимание в команде.
Если вам нужна помощь в разработке Учетной политики, Регламентов, образцов договоров и другой документации, обратитесь в компанию «Mybuh.kz». Наша команда включает опытных бухгалтеров, юристов и налоговых консультантов, готовых качественно и быстро подготовить все необходимые документы. Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в удобное для вас время.