Отсутствие учетной политики и его последствия для бизнеса

Несмотря на то что многие бухгалтеры воспринимают учетную политику как формальный документ, ее значимость нельзя недооценивать. Некоторые даже полагают, что наличие такого документа не является обязательным, хотя законодательство о бухгалтерском учете прямо указывает на необходимость его наличия. Такой взгляд ошибочен. Учетная политика, грамотно составленная, представляет собой эффективный инструмент для упрощения работы бухгалтера, а также для защиты интересов организации в случае споров с налоговыми органами. Далее мы расскажем о том, какую пользу может принести детализированная учетная политика и к каким проблемам может привести ее отсутствие.

Определение учетной политики

Учетная политика — это документ, который служит основой для ведения бухгалтерского учета в организации. Ее разработкой занимаются бухгалтер и руководитель предприятия. Существует множество типовых форм учетной политики, адаптированных под различные виды деятельности. Однако наилучший вариант — это индивидуально составленный и утвержденный документ, созданный в момент открытия компании и учитывающий специфические особенности ее работы. Даже в рамках одной отрасли у различных организаций могут быть различия в учете расходов, распределении прибыли и так далее.

В учетной политике должно быть отражено множество аспектов учета:

• процедура оформления покупки и продажи товаров;
• описание учета нематериальных активов;
• учет материалов, использованных на ремонт;
• как учитывать расходы на канцтовары и питьевую воду;
• принципы начисления амортизации на основные средства и прочее.

Значение учетной политики

Несмотря на то что в организации ежедневно может происходить множество хозяйственных операций, они, как правило, являются стандартными. Если один раз потратить время на детальное описание порядка учета каждого типа операции, это обеспечит:

• одинаковое и корректное отражение схожих операций;
• верность налоговых отчетов;
• простой переход дел при смене бухгалтера без нарушений в учетной деятельности.

С имеющейся учетной политикой организация избежит ситуаций, когда одинаковые объекты могут быть классифицированы по разному в разное время, что исключает возможные проблемы с уплатой налогов, например, налога на имущество. Учетная политика, соблюдение которой контролируется руководством, создает единый стандарт ведения учета, даже при смене бухгалтера.

Кто должен иметь учетную политику?

Согласно Закону РК «О бухгалтерском учете…» № 234 от 28.02.2007 г., как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели, обязанные вести бухгалтерский учет, должны иметь учетную политику. Исключение составляют те организации и ИП, которые:

• работают на спецрежиме с использованием патента или упрощенной декларации;
• не зарегистрированы по НДС;
• не находятся в числе субъектов естественной монополии.

Требование иметь учетную политику обусловлено тем, что бухгалтерское законодательство устанавливает общие правила, не учитывая специфические нюансы отдельных отраслей. Поэтому бухгалтера должны руководствоваться не только законом №234, но и:

• Правилами ведения бухгалтерского учета;
• стандартами МСФО (или МСФО для МСБ);
• стандартами НСФО.

Однако все детали учета необходимо детализировать именно в индивидуальной учетной политике.

Каковы последствия отсутствия учетной политики в организации?

Поскольку наличие учетной политики является законодательным требованием, за его отсутствие предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа согласно ст.276 КоАП РК.

Предупреждение выдается, если отсутствие установленной учетной политики выявлено впервые. Однако за повторное нарушение в течение года после первого предупреждения может быть наложен штраф:

• для малых предприятий — 25 МРП;
• для среднего бизнеса — 50 МРП;
• для крупных компаний — 75 МРП.

Тем не менее, штраф — это не самое весомое последствие отсутствия учетной политики. Гораздо серьезнее могут быть финансовые потери из-за необходимости доначисления налогов, если учет был веден с ошибками.

К примеру, если трудовые соглашения предусматривают, что при увольнении стоимость выданной спецодежды считается доходом работника, а учетной политики нет, бухгалтер без возможности разобраться в каждом договоре списал стоимость спецодежды на расходы компании. Это привело к:

• завышению расходов;
• понижению КПН;
• недоимке по НДС;
• наложению штрафа за занижение налога на имущество.

За занижение текущих платежей в налоговом расчете штраф будет виден по п.2 ст.278 КоАП РК и составит определенный процент от суммы:

• для малых и средних предприятий — 30%;
• для крупных предприятий — 50%.

С аналогичными проблемами столкнется бухгалтер и при использовании стандартной шаблонной учетной политики, принятый лишь для видимости, если он не отвечает нуждам конкретной организации.

К примеру, шаблон может предписывать списание канцтоваров по мере их использования, однако бухгалтер может списать полную стоимость сразу, что может быть обнаружено при проверке налоговыми органами. В результате необходимо будет:

• исключить эти расходы из вычетов по КПН;
• доначислить КПН;
• уплатить пеню за просрочку доначислений;
• подать дополнительный отчет;
• доплатить сумму КПН и уплатить пеню.

Такое давление ведет к лишним затратам и уплате штрафа за занижение налогов в соответствии с п.1 ст.278 КоАП РК, который также устанавливается в процентах от доначисленной суммы:

• для малых предприятий — 20%;
• для средних — 50%;
• для крупных — 80%.

Кроме того, может быть наложен еще один штраф за нарушение норм бухгалтерского учета (ст.238 КоАП РК): 50 МРП (уплатит личный бухгалтер, если нарушение не устранено в течение 10 рабочих дней после уведомления о нарушении).

Как правильно разработать учетную политику?

Для составления актуальной учетной политики есть несколько подходов:

• разработать ее самостоятельно, предварительно изучив нормативные документы и особенности внутренних процессов компании;
• обратиться к специализированной фирме для индивидуальной разработки учетной политики.

Во втором случае можно быть уверенным, что все нюансы и особенности работы вашей фирмы учтены, и останется только следовать предписаниям, изложенным в документе.