Создание ЭСФ в Бизнес-помощнике: Быстрое оформление и импорт электронных счетов-фактур

Создание ЭСФ в Бизнес-помощнике

Введение Электронные-счета фактуры (ЭСФ) стали важной частью работы казахстанских предпринимателей и бухгалтеров. Однако для пользователей Бизнес-помощника процедура выписки ЭСФ не представляет сложности. Выписка ЭСФ возможна напрямую из личного кабинета, а ее импорт в систему ИС ЭСФ занимает минимальное время. В данной инструкции описан процесс создания ЭСФ в системе Бизнес-помощника.

Создание ЭСФ в Бизнес-помощнике

Для отправки ЭСФ в Бизнес-помощнике на портал ИС ЭСФ необходимо:

1. Авторизоваться в Бизнес-помощнике.
2. Проверить правильность заполнения реквизитов (ваших и контрагента) в разделах «Мои реквизиты» и «Контрагенты».
3. В главном меню выбрать раздел «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа», «Счета на оплату», нажать «Создать счет на оплату».
4. Создать «Счет на оплату», заполнив необходимые поля и указав в реестре товары или услуги.
5. Если номенклатура товаров и услуг ранее не была введена и список для выбора пуст, можно добавить нужный товар сразу из формы счета на оплату, нажав «Добавить номенклатуру».
6. В форме добавления номенклатуры выбрать, что именно реализуется (товар, услуга или материал), заполнить необходимые поля и нажать «Сохранить».
7. После сохранения номенклатуры она автоматически подтянется в счет на оплату. Заполнить недостающую информацию (такую, как Цена, Количество, Скидка, Ставка НДС и т.д.) и нажать «Сохранить».
8. После сохранения сформируется счет на оплату, который можно изменить, копировать, отправить покупателю и т.д.
9. Создать сопроводительные документы к Счету – Накладную (если реализуется товар или материал) или Акт выполненных работ (если реализуется работа или услуга). Эти документы заполняются автоматически, если в операции присутствует Счет на оплату. Если же Счета нет, тогда реестр товаров или услуг заполняется в Накладной и (или) Акте выполненных работ соответственно. Для этого перейти в раздел «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа» и нажать «Новая продажа».

В ситуации, когда Накладная или АВР создаётся на основании Счета на оплату, откроется «Новая продажа», привязанная к выбранному Счету на оплату. Если покупатель получает товар по доверенности, необходимо отметить это, сдвинув бегунок вправо в строке «По доверенности». После заполнения всех строк нажать «Сохранить и провести».

10. Сервис автоматически проверяет, есть ли в системе данные о нужном количестве товара, планируемого к отгрузке. Если нужный товар на склад в систему не заведен, его нужно ввести (либо отключить функцию контроля остатков). После этого документ будет проведен.
11. После того, как документ будет проведен, автоматически сформируется Накладная на отпуск запасов на сторону или Акт выполненных работ. Их также можно изменить, отправить покупателю, распечатать и т.д.
12. Нажатием на стрелку «В реестр» вернуться в реестр «Продаж» на реализацию. Сформированная накладная будет отражена в списке накладных. Справа от нее можно увидеть список связанных документов. Там же можно сформировать СФ и ЭСФ к Накладной или ЭАВР к Акту выполненных работ.
13. Нажав на «+» под СФ автоматически сформировать Счет-фактуру. Сохранить ее в системе можно нажатием на кнопку «Добавить документ».
14. После заполнения Счета-фактуры открывается возможность создания ЭСФ. Кликнуть на «+» справа от формы или вернуться в реестр СФ, чтобы создать документ оттуда.
15. В реестре счетов-фактур появился новый СФ.
16. Если перейти в подраздел «Продажи», то в связанных документах будет отражено, что и счет, и СФ к данной продаже сформированы. Чтобы создать ЭСФ, нужно нажать на «+» под столбцом «ЭСФ».
17. При нажатии на «+» откроется форма ЭСФ, сформировать которую можно с помощью кнопки «Добавить документ».
18. Откроется черновик «Выписанной основной ЭСФ». Документ можно отправить сразу в ИС ЭСФ с помощью соответствующей кнопки.

Таким образом, создание ЭСФ в Бизнес-помощнике – это быстрый и простой процесс. Документы формируются автоматически. Главное – изначально правильно заполнить реквизиты и ввести данные об остатках на складе. Можно выписывать ЭСФ и без включения функции контроля остатков, но рекомендуется пользоваться этой функцией для отслеживания движения товаров на складе.

Импорт ЭСФ в ИС ЭСФ

Созданную в Бизнес-помощнике ЭСФ необходимо импортировать в ИС ЭСФ.

Если вы отправляете ЭСФ в ИС ЭСФ в первый раз, то при нажатии на кнопку «Начать сессию в ИС ЭСФ» система запросит данные для подключения. Необходимо ввести пароль от входа на портал ЭСФ.

Если вы не зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, то следует предварительно зарегистрироваться на портале, перейдя по ссылке www.esf.gov.kz. О том, как это сделать, инструкция ниже.

Если вы ранее уже были зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, необходимо ввести пароль от кабинета для авторизации и кликнуть на кнопку «Подключить». После ввода пароля необходимо подтвердить запрос с помощью NCALayer. Для этого потребуется выбрать файл ЭЦП и ввести пароль от вашего файла ЭЦП. После выполнения запроса система проверит пароль и создаст интеграцию с ИС ЭСФ.

После создания интеграции появится блок с информацией о наличии активной сессии. Активная сессия позволяет работать с ИС ЭСФ до 23:59 текущего дня. Вы можете отслеживать наличие активной сессии в верхней части веб-сайта.

После подключения к ИС ЭСФ можно перейти к отправке ЭСФ. Для этого в открытом окне с ЭСФ нажать на кнопку «Отправить», подписать отправку ЭЦП, после чего система выдаст уведомление о том, что ЭСФ успешно отправлена в ИС ЭСФ.

Статус вашего ЭСФ можно увидеть справа от печатной формы (черновик, доставлен и т.д.). Статус можно обновить, нажав на синий значок обновления. После успешного принятия ЭСФ сервером ИС ЭСФ ему будет присвоен уникальный регистрационный номер. В случае ошибки вы также можете отозвать ЭСФ, воспользовавшись соответствующей кнопкой «Отозвать».

Обновить статусы всех ранее выписанных ЭСФ можно, открыв журнал ЭСФ во вкладке «Продажа» → «ЭСФ» и нажав соответствующую кнопку - «Обновить статусы».

Также подключиться к порталу ИС ЭСФ можно без создания документов в разделе «Мои реквизиты», просто перейдя в подраздел «Интеграции», введя пароль к кабинету ИС ЭСФ и подписав запрос с помощью ЭЦП.

После введения паролей статус сменится с «Не подключен» на «Подключен».

После этого можно отправить ранее созданные черновики ЭСФ из журнала ЭСФ (раздел «Продажа и покупка»).

Таким образом, импорт ЭСФ из Бизнес-помощника в ИС ЭСФ – это несложная процедура, максимально автоматизированная. Интуитивно понятный интерфейс позволяет легко разобраться в процессе отправки даже новичку.