Обязанности по выписке ЭСФ для организаций

С 2019 года в Казахстане полностью переходят на использование электронных счетов-фактур (ЭСФ). Тем не менее, у многих бизнесменов и организаций все еще возникают вопросы о том, кто именно должен заниматься выпиской ЭСФ, какие сроки установлены для этого, возможно ли выдавать бумажные версии документов и так далее. В нашей статье мы ответим на наиболее актуальные вопросы по данной теме…

Кто обязан оформлять ЭСФ?

Обязанность налогоплательщиков по оформлению ЭСФ установлена в статье 412 Налогового кодекса Республики Казахстан, которая была внедрена еще в 2019 году.

Эта обязанность касается следующих категорий налогоплательщиков:

• плательщики НДС;
• комиссионеры и экспедиторы, которые не зарегистрированы как плательщики НДС;
• налогоплательщики, занимающиеся продажей импортируемых товаров;
• налогоплательщики, не являющиеся плательщиками НДС, при продаже товаров, зарегистрированных в модуле “Виртуального склада”;
• юридические лица и индивидуальные предприниматели, а также частнопрактикующие специалисты, не являющиеся плательщиками НДС, при осуществлении сделок на сумму свыше 1 000 МРП;
• участвующие в международных грузовых перевозках;
• таможенные представительства, перевозчики и владельцы складов СВХ.

Таким образом, плательщики НДС обязательно должны оформлять ЭСФ. В то же время не являющиеся плательщиками НДС должны делать это для товаров, относящихся к “Виртуальному складу”. Важно также учитывать сумму сделки.

При этом стоит понимать, что под «сделкой на сумму свыше 1 000 МРП» подразумевается совокупность всех платежей в рамках одного контракта. Каждый отдельный платеж может быть меньше 1 000 МРП, но если общая сумма выплат достигнет этого порога, продавец обязан оформить ЭСФ.

Пункт 2 статьи 412 НК РК четко указывает, что указанные выше налогоплательщики обязаны оформлять счет-фактуру исключительно в электронной форме. Для этого используется специализированная информационная система — ИС ЭСФ (пункт 3 статьи 412 НК РК).

С какой периодичностью оформляется ЭСФ?

Сроки оформления счетов-фактур, включая ЭСФ, регламентированы статьей 413 НК РК. Обычно данный срок составляет 15 календарных дней, начиная с даты осуществления хозяйственной операции. Однако в некоторых случаях он может быть увеличен:

• при продаже электроэнергии, воды, газа, услуг связи и прочих подобных услуг счет-фактура оформляется до 20 числа месяца, следующего за месяцем, в котором происходила продажа;
• при экспорте товаров ЭСФ необходимо оформить в течение 20 календарных дней, начиная с даты совершения операции;
• при продаже товаров на основании товарораспределительных документов, подтверждающих передачу идентифицируемых товаров покупателю, — в срок не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем, в котором была осуществлена реализация.

Каковы последствия за невыполнение требования по оформлению ЭСФ?

Игнорирование требований относительно оформления ЭСФ или ее оформление с нарушениями может повлечь ответственность согласно статье 280-1 Кодекса об административных правонарушениях РК. К числу нарушений относятся:

• просрочка в оформлении ЭСФ;
• оформление счетов-фактур в бумажном виде в тех случаях, когда это не предусмотрено статьей 412 НК РК.

Наказания для первых нарушителей достаточно мягкие: как в случае отсутствия оформления документа, так и при нарушении сроков налоговые органы ограничатся предупреждением.

Однако, если нарушение произойдет повторно на протяжении года после первого предупреждения, нарушителю придется заплатить штраф.

За отсутствие ЭСФ размер штрафа составит:

• для малого бизнеса - 40 МРП;
• для среднего бизнеса - 100 МРП;
• для крупного бизнеса - 150 МРП.

При нарушении сроков оформления ЭСФ штраф будет выглядеть так: 20 МРП, 50 МРП и 100 МРП для малого, среднего и крупного бизнеса соответственно (пункт 4 статьи 280-1 Кодекса об административных правонарушениях РК).

При каких условиях возможно оформление ЭСФ на бумаге?

Статья 412 НК РК позволяет оформление счетов-фактур в бумажном виде только в двух случаях:

• в случае отсутствия телекоммуникационной сети на территории, где находится налогоплательщик (такие районы можно найти на официальном сайте Комитета государственных доходов Министерства финансов РК);
• если в ИС ЭСФ возникли технические проблемы, что должно быть подтверждено Комитетом государственных доходов Министерства финансов РК.

Список районов, где отсутствует телекоммуникационная связь, периодически актуализируется, хотя и не слишком часто. Поэтому стоит время от времени проверять его, чтобы не потерять возможность оформления “бумажных” счетов-фактур.

Подтверждение наличия технической ошибки на сайте ИС ЭСФ можно получить, отправив официальный запрос по адресу техподдержки: ESFSD@mgd.kz. Кроме того, информация о неполадках в системе размещается на сайте Комитета государственных доходов Министерства финансов РК с указанием дней и времени, когда система была недоступна.

Важно отметить, что после устранения неполадок зарегистрированный на тот момент «бумажный» документ необходимо будет зарегистрировать в ИС ЭСФ в течение 15 календарных дней с момента их устранения. При этом регистрация не подразумевает выпуск нового документа. Инструкции по регистрации бумажного документа в системе можно найти в Правилах ЭСФ. Нужно будет указать причину для оформления бумажного счета-фактуры: «Техническая ошибка» или «Плановые работы». Система затем проверит, действительно ли в указанный период проводились запланированные работы.

Если налогоплательщик не зарегистрирован в ИС ЭСФ, должен ли он оформлять ЭСФ?

Обязанность по оформлению ЭСФ сохраняется независимо от того, зарегистрирован ли налогоплательщик в информационной системе. Регистрация в системе не накладывает обязательства на организацию по оформлению ЭСФ, если она не подпадает под действие статьи 412 НК РК. Напротив, отсутствие таковой регистрации не освобождает налогоплательщика от обязанности, если он относится к категориям, перечисленным в статье 412 НК РК.