Электронный документооборот в 'Бизнес-помощнике': как упрощение процессов ведет к повышению юридической безопасности и эффективности взаимодействия с контрагентами

Электронный документооборот (ЭДО) в сервисе «Бизнес-помощник» предоставляет возможность создавать, подписывать и обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и сотрудниками без необходимости печати и физической передачи бумажных копий.

Возможности системы

• Создание документов из раздела «Бухгалтерия» или загрузка PDF с компьютера
• Электронное подписание через NCALayer или мобильное приложение eGov
• Гибкая последовательность подписания — любая сторона может подписать первой
• Отслеживание статусов в реальном времени
• Юридическая сила подписанных документов согласно законодательству РК
• Удобное архивирование для организации документов

Подключение к ЭДО

Для начала работы с электронным документооборотом необходимо добавить организацию с действующим ИИН/БИН в разделе «Мои реквизиты» и активной подпиской в сервисе.

Системные требования

Подписание через NCALayer

• Установленное приложение NCALayer
• Действующий ключ ЭЦП на физическом носителе
• Поддерживаемые браузеры: Chrome, Firefox, Safari, Edge

Подписание через мобильное приложение

• Приложение eGov Mobile или eGov Business (последняя версия)
• Смартфон с камерой для сканирования QR-кода
• Доступ к интернету

Структура документов

Все документы в системе распределены по четырем папкам для удобной навигации:

Создание документов

Система предлагает два способа создания документов в ЭДО.

Способ 1: Создание из раздела «Бухгалтерия»

Применяется для проведенных документов следующих типов:

• Накладная
• Акт/Накладная
• Доверенность
• Договор
• Трудовой договор
• Акт сверки

Порядок действий:

1. Откройте проведенный документ в разделе «Бухгалтерия»
2. Нажмите кнопку «Создать в ЭДО»
3. Система автоматически заполнит: наименование, дату, номер и тип документа
4. Проверьте корректность данных
5. Отправьте документ на подписание

Важно: Документ из Бухгалтерии связан с документом в ЭДО. После перехода в статус «На подписании» редактирование документа-основания в Бухгалтерии становится невозможным.

Способ 2: Загрузка документа с компьютера

Применяется для любых документов в формате PDF размером до 15 МБ.

Порядок действий:

1. Перейдите в раздел «ЭДО» → «Исходящие»
2. Нажмите «Добавить документ»
3. Заполните форму:
   • Получатель: выберите Сотрудника или Контрагента
   • Тип документа: выберите из справочника
   • Номер документа: укажите номер
   • Дата документа: выберите дату
4. Загрузите PDF-файл документа
5. Нажмите «Сохранить»

Технические требования к файлам

Статусы документов

Описание статусов

«Создан»

• Начальный статус сразу после создания документа
• Внешняя ссылка уже активна и доступна получателю
• Получатель может просмотреть документ и подписать его по ссылке

«На подписании»

• Документ получил хотя бы одну подпись (от любой стороны)
• Статус сохраняется до получения второй подписи или до отзыва
• Оба подписанта видят актуальный статус и информацию о полученных подписях

«Подписан»

• Документ успешно подписан обеими сторонами
• Обе ЭЦП прикреплены к документу

«Отозван»

• Документ отозван отправителем
• Внешняя ссылка становится недействительной
• Получатель больше не видит документ по ссылке

Матрица доступных действий

Подписание документов

Способ 1: Подписание через NCALayer (ЭЦП-ключ)

Требования:

• Установленное приложение NCALayer (актуальная версия)
• Физический носитель с ключом ЭЦП
• Ключ ЭЦП, зарегистрированный на БИН/ИИН организации

Пошаговая инструкция:

1. Подготовка

• Убедитесь, что служба NCALayer запущена
• Подключите носитель с ключом ЭЦП к компьютеру

2. Подписание

• Откройте документ для подписания
• Нажмите кнопку «NCALayer»
• В появившемся окне NCALayer выберите ключ ЭЦП
• Введите пароль от ключа
• Подтвердите подписание

3. Подтверждение

• Дождитесь обновления статуса (обычно 5-10 секунд)
• Если вы подписали первым, статус изменится на «На подписании»
• Если вы подписали вторым, статус изменится на «Подписан»

Важно: Выбирайте ключ, соответствующий БИН/ИИН вашей организации. При несоответствии система выдаст ошибку.

Способ 2: Подписание через eGov Mobile / eGov Business

Требования:

• Установленное приложение eGov Mobile или eGov Business
• Смартфон с камерой
• Доступ к интернету
• Активная учетная запись в eGov

Пошаговая инструкция:

1. Получение QR-кода

• Откройте документ для подписания
• Нажмите кнопку «eGov QR»
• На экране отобразится QR-код

2. Сканирование

• Откройте приложение eGov Mobile/Business
• Выберите функцию «eGov QR» (сканирование QR-кода)
• Наведите камеру смартфона на QR-код на экране

3. Подписание

• Приложение откроет экран подписания
• Ознакомьтесь с содержимым документа
• Нажмите кнопку «Подписать»
• Подтвердите действие в приложении

4. Подтверждение

• Вернитесь к экрану с документом на компьютере
• Дождитесь автоматического обновления статуса (20-30 секунд)
• Проверьте, что подпись успешно добавлена

Подписание для получателя

Получателю не требуется регистрация в системе для подписания документа. Он видит:

• PDF-документ для ознакомления
• Текущий статус документа («Создан», «На подписании» или «Подписан»)
• Кнопку «Подписать» (если получатель еще не подписал документ)
• Информацию о подписантах и датах подписания

Отправка ссылки для подписания

Ссылка может быть отправлена несколькими способами:

1. WhatsApp

Нажмите иконку WhatsApp, выберите контакт получателя и отправьте сообщение.

2. Email

Нажмите иконку Email, укажите адрес получателя и отправьте письмо.

3. Копирование ссылки

Нажмите «Скопировать ссылку» и отправьте ее любым удобным способом.

Управление документами

Отзыв документа

Отзыв необходим для предотвращения подписания документа, который стал недействительным или содержит ошибки. Он доступен только для документов в статусе «На подписании», независимо от того, подписала ли одна из сторон документ.

Порядок действий:

1. Откройте документ в статусе «На подписании»
2. Нажмите кнопку «Отозвать»
3. Подтвердите действие

Последствия отзыва:

• Документ переходит в статус «Отозван»
• Внешняя ссылка становится недействительной
• Получатель больше не может просмотреть или подписать документ

Скачивание документов

После подписания доступны различные версии документа:

Проверка подлинности через ezSigner

1. Скачайте версию документа для ezSigner
2. Перейдите на сайт ezsigner.kz
3. Загрузите файл для проверки
4. Система отобразит информацию о подписях:
• Валидность подписей
• Данные подписантов
• Даты подписания
• Статус сертификатов

Архивирование документов

Назначение архива

Архив — это специальная папка для удобной организации завершенных документов. Архивирование не удаляет документы из системы, а лишь перемещает их для упрощения навигации по активным документам. Документы в архиве сохраняются бессрочно и доступны для возврата в любой момент.

Перемещение в архив

Документы со статусом «Подписан» и «Отозван» могут быть архивированы.

Порядок действий:

1. Откройте документ в папке «Завершенные»
2. Нажмите кнопку «В архив»
3. Документ переместится в папку «Архивные»

Возврат из архива

Порядок действий:

1. Перейдите в папку «Архивные»
2. Откройте нужный документ
3. Нажмите кнопку «Из архива»
4. Документ переместится обратно в папку «Завершенные»

Часто задаваемые вопросы

Общие вопросы

В: Кто должен подписать документ первым?О: Последовательность подписания не важна. Первой может подписать любая сторона — отправитель или получатель.

В: Видит ли получатель документ сразу после создания?О: Да, внешняя ссылка активна с момента создания документа.

В: Могу ли я редактировать документ после отправки ссылки?О: Да, пока документ находится в статусе «Создан».

В: Сколько времени действует ссылка для подписания?О: Ссылка действует бессрочно до тех пор, пока документ находится в статусе «Создан», «На подписании» или «Подписан».

В: Нужно ли получателю регистрироваться в системе?О: Нет, получатель может подписать документ по внешней ссылке без регистрации.

Вопросы о статусах

В: Можно ли отозвать документ после того, как одна сторона уже подписала?О: Да, отзыв возможен на любом этапе статуса «На подписании».

В: Что делать, если получатель случайно получил ссылку на чужой документ?О: Немедленно отзовите документ.

В: Можно ли отредактировать подписанный документ?О: Нет, редактирование подписанного документа невозможно.